Dibuat oleh : Linda Permata Sari Ritonga, Dhebi Novida, Rezza Munawir.

Dalam era digital seperti saat ini, modernisasi birokrasi bukan lagi pilihan, melainkan suatu keharusan. Salah satu bentuk transformasi tersebut hadir melalui sistem E-SIMPAN yang dikembangkan oleh Kementerian Pekerjaan Umum (PU). Sistem ini menjadi solusi digital untuk mencatat dan membantu proses evaluasi pengalaman badan usaha dan tenaga ahli/personel manajerial dalam proses Pengadaan Jasa Konstruksi.

E-SIMPAN (Sistem Informasi Pengalaman) adalah platform digital yang memuat data dokumen dan informasi pengalaman serta kinerja penyedia jasa khususnya Badan Usaha di bidang jasa konstruksi dengan penyajian data secara transparan dan akuntabel. (https://binakonstruksi.pu.go.id/publikasi/infografis/e-simpan/).

Dalam sistem ini, hanya data yang telah diunggah dan tercatat yang digunakan untuk mrmbantu kelompok kerja (Pokja) pemilihan dalam mengevaluasi pengalaman perusahaan dan tenaga ahli/personel manajerial oleh saat proses tender/seleksi berlangsung.

Penggunaan sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi waktu pelaksanaan tender/seleksi, sehingga target penyelesaian pelaksanaan tender 35 hari kalender dan seleksi 45 hari kalender tercapai. E- SIMPAN mendukung terciptanya Pengadaan Konstruksi yang sesuai dengan Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang/Jasa yaitu: Efisien, Efektif, Transparan, Terbuka, Bersaing, Adil dan Akuntabel (Perpres No. 16 Tahun 2018) .

Penerapan E-SIMPAN adalah bagian dari reformasi birokrasi yang berbasis regulasi dan perencanaan matang. Berikut adalah surat edaran Dirjen Bina Konstruksi Kementerian Pekerjaan Umum yang mengatur penerapan E-SIMPAN:

1. Surat Dirjen Bina Konstruksi No. BK 0301-Dk/69 (2025) tentang Penambahan Definisi Tanggal Pencatatan pada SIMPAN dalam Model Dokumen Pemilihan (MDP) Pengadaan Jasa Konstruksi di Kementerian Pekerjaan Umum.
2. Surat Dirjen Bina Konstruksi No. BK 0301-Dk/42 (2025) tentang Tindak Lanjut Penerapan Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) dan Sistem Informasi Material dan Peralatan Konstruksi (SIMPK) dalam Pengadaan Jasa Konstruksi di Kementerian Pekerjaan Umum.
3. Surat Dirjen Bina Konstruksi No. BK 0301-DK/95 Tgl. 31 Januari 2025 tentang Tindak Lanjut Penerapan Sistem Informasi Pengalaman (SIMPAN) dan Sistem Informasi Material dan Peralatan Konstruksi (SIMPK) dalam Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dengan Metode Mini-Kompetisi di Kementerian Pekerjaan Umum.

Alur dan Fitur-Fitur Utama E-SIMPAN

(Sumber: Panduan Aplikasi E-SIMPAN dari Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi) Berdasarkan panduan resmi, berikut adalah fitur-fitur utama dalam aplikasi E-SIMPAN:

1.      Registrasi Akun SIMPAN

• Untuk pengguna yang memiliki SKK (Sertifikat Kompetensi Kerja) atau SKA (Sertifikat Keahlian).
  • Untuk tenaga kerja yang tidak memiliki SKK, tetap dapat mendaftar menggunakan NIK dan email aktif.

2.      Login Sistem

• Terdapat dua jenis akun: login melalui akun SIKI (untuk pemilik SKA) dan login SIMPAN (untuk pengguna umum atau tanpa SKK).

3.      Input Pengalaman Proyek

• Pengalaman proyek dapat diinput secara manual, terutama untuk proyek setelah 1 Januari 2021.
  • Data yang dimasukkan meliputi: nama proyek, waktu pelaksanaan, lokasi, jabatan, nilai kontrak, dan data pemberi tugas.
  • dokumen pengalaman yang diunggah dalam E-SIMPAN, berupa:
    • Kontrak;
    • Surat Perjanjian KSO (apabila ber-KSO); dan
    • Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BAST).
  • Dokumen pengalaman tenaga ahli/personal manajerial yang diunggah dalam E-SIMPAN, berupa:
    • Kontrak yang memuat nama Tenaga Ahli bersangkutan; atau
    • Surat Referensi dari Pengguna Jasa.

(Sumber: Panduan Aplikasi E-SIMPAN dari Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi)

4.      Import Pengalaman dari SIKI

• Pengguna dapat mengimpor pengalaman yang telah tercatat dalam sistem referensi seperti SIKI, e- Monitoring, atau SPSE.
  • Setelah diimpor, data tetap bisa dilengkapi dengan informasi tambahan.
  • Perhitungan pengalaman Personel Manajerial yang memiliki SKA/SKK dengan jenjang 1 sampai dengan jenjang 6 dan yang jabatan kerja SKK-nya tidak dicantumkan dalam E-SIMPAN (seperti manajer keuangan dan pelaksana).

(Sumber: Panduan Aplikasi E-SIMPAN dari Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi)

5.      Upload Dokumen Pendukung

• Setelah input atau import pengalaman, pengguna diwajibkan mengunggah dokumen pendukung dalam format PDF dengan ukuran maksimal 20MB.

(Sumber: Panduan Aplikasi E-SIMPAN dari Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi)

6.      Kolom Aksi (Tindakan)

• Edit: Mengubah data pengalaman sebelum disubmit.
  • Hapus: Menghapus data pengalaman jika belum disubmit.
  • Submit: Penguncian data pengalaman agar masuk ke dalam sistem resmi. Setelah disubmit, data tidak bisa diedit kembali.

(Sumber: Panduan Aplikasi E-SIMPAN dari Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi)

Implementasi E-SIMPAN membawa berbagai keuntungan, di antaranya Mempercepat proses evaluasi dokumen pengalaman peserta tender, dan Meminimalkan praktik manipulasi data yang dapat merugikan penyedia jasa lain. Selain itu, sistem ini juga membantu instansi pemerintah untuk menilai riwayat pekerjaan penyedia jasa secara lebih obyektif dan berbasis data digital.

E-SIMPAN merupakan langkah maju dalam digitalisasi sektor konstruksi nasional. Dengan pendekatan berbasis data dan sistem yang terintegrasi, Pengadaan Jasa Konstruksi di lingkungan Kementerian PU menjadi lebih cepat, transparan, dan efisien.

Tentu, kesuksesan sistem ini memerlukan dukungan berkelanjutan dari seluruh stakeholder terkait, termasuk Peningkatan Literasi Digital, Optimalisasi Infrastruktur Teknologi, serta komitmen untuk terus menyempurnakan Layanan Publik Berbasis Digital. E-SIMPAN menjadi bukti bagaimana teknologi dapat memperkuat tata kelola pembangunan di Indonesia.